Kapittel 6

6. Dokumentasjon av balansen

Dokumentasjon av balansen er et lovkrav, og det er ingen tvil om at det er en viktig kontroll av regnskapet. Digitalisering av regnskapsprosesser kan endre måten du gjør denne dokumentasjonen på, men uansett er formålet det samme som tidligere. Det er viktig å påse at det blir ivaretatt. Det skal være god dokumentasjon som er lett å finne frem i ettertid.

Formål med dokumentasjonen

Det bør i tilknytning til avstemminger settes klare krav til dokumentasjonen slik at det ikke er noen tvil om regnskapspostens innhold og at den er fullstendig, nøyaktig og reell.

Norsk bokføringsstandard 5 Dokumentasjon av balansen (NBS 5) setter også krav til det for å ivareta den eksterne kontrollørens interesse.

Teknisk avstemming eller noe mer

En avstemming skal være med på å underbygge at regnskapet er fullstendig, nøyaktig og inneholder kun gyldige poster. En avstemming vil i mange tilfeller være en underliggende dokumentasjon. Dokumentasjon av postene er et utvidet begrep som betyr at det i tillegg må inneholde noe mer enn en avstemming.

Dokumentasjonen må derfor ikke bare være avstemming med «kryssing» av tall hvor en er fornøyd når avstemmingen «går opp». Et enkelt eksempel på det vil være en bankavstemming som har mange åpne poster under spesifikasjonen «bokført av bank, ikke i regnskapet». Hvis det ikke er noen kommentarer til de største postene under denne spesifikasjonen, har avstemmingen liten verdi og det vil ikke være en god nok dokumentasjon av balanseposten. Det må derfor knyttes kommentarer i avstemmingsskjemaet/dokumentasjonen til denne type poster. I tillegg bør dokumentasjonen inneholde en konklusjon om at regnskapsposten ikke inneholder vesentlige feil. Det bør ikke være nødvendig å gå inn i bilag og regnskap for å forstå dokumentasjonen. Det skal være lett for andre å kunne forstå dokumentasjonen ved intern eller ekstern kontroll.

I tråd med bokføringsloven og NBS 5 velger jeg videre å benytte dokumentasjon som samlebegrep for avstemming/dokumentasjon.

Verdivurdering

For noen balansekontoer vil dokumentasjonen også bestå av en verdivurdering. Eksempel på det kan være avsetning for ukurans i varelager, avsetning for tap på fordringer eller nedskrivningsbehov for anleggsmidler. God dokumentasjon av vurderinger rundt blant annet nedskrivningsbehov vil være avgjørende for mange virksomheter i år som følge av koronasituasjonen.

Når skal det avstemmes?

Hvor ofte det gjøres, er opp til det enkelte selskapet å bestemme, men det anbefales å være mest mulig à jour med avstemminger gjennom året. I dagens ERP-systemer er det ønskelig å ha mest mulig oppdaterte regnskap til enhver tid. Vi snakker om sanntidsregnskap.

Alle må være klar over at kontroll med balansen er helt avgjørende for å kunne stole på tallene i regnskapet. Løpende avstemminger der derfor viktig. Daglig leder plikter etter aksjeloven å rapportere til styret minst hver fjerde måned og det kan være fornuftig å være à jour med alle avstemminger i den forbindelse. Bankkontoer bør avstemmes månedlig og det er krav om å dokumentere grunnlag for betaling av skattetrekk, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift pr. termin. Det vil i lengden være effektivt å avstemme gjennom året og det er ingen tvil om at det vil lette årsoppgjørsarbeidet.

Bokføringsloven krever at alle poster i balansen skal dokumenteres ved årsavslutning med mindre de er ubetydelige. Det vises her til nærmere omtale av bokføringslovens bestemmelser senere i artikkelen.

Standarden God regnskapsføringsskikk sier følgende om avstemminger: «Avstemminger skal sikre at bokførte saldoer er i samsvar med underliggende dokumentasjon, og underbygge at bokførte saldoer fremstår som rimelige og sannsynlige.» Videre er det i denne standarden satt følgende krav til regnskapsfører: «Alle balansekontoer skal avstemmes og dokumenteres i forbindelse med utarbeidelse av årsregnskap og/eller skatteskjemaer, med mindre de er ubetydelige. Resultatkontoer skal avstemmes dersom dette vurderes som vesentlig for å sikre et riktig regnskap.» Standarden gjelder enhver som er autorisert som regnskapsfører i henhold til regnskapsførerloven, men innholdet kan også være egnet som kvalitetsnorm hos virksomheter som utfører regnskapsføring internt.

NBS 5 Dokumentasjon av balansen

Ubetydelige poster

I standarden gjentas lovens bestemmelse om at alle balanseposter, dvs. eiendeler, gjeld og egenkapital, skal dokumenteres med mindre de er ubetydelige. Her understrekes det at «ubetydelig» er lavere enn «uvesentlig». Det må gjøres en individuell vurdering for selskapet ut fra størrelse og karakter.

Eksempler på god dokumentasjon

Standarden presiserer at dokumentasjonen skal utarbeides med «henblikk på ekstern kontroll» og den gjentar at dokumentasjonen skal vise at posten er fullstendig, nøyaktig og reell.

Standarden gir eksempler på hva som er god dokumentasjon. Kan det innhentes ekstern dokumentasjon, er det den beste dokumentasjon. Eksempel på det er årsoppgaver eller kontoutdrag fra finansinstitusjoner eller verdipapirregister. Andre eksempler på dokumentasjon er fysiske tellinger av beholdninger, anleggskartotek, saldolister over kunder og leverandører. Ved avsetninger og nedskrivninger vil det være viktig å dokumentere forutsetningene som ligger til grunn for beregningene samt beregningsmetode.

Konsernregnskap

De samme kravene stilles til dokumentasjon av postene i konsernregnskapets balanse. Dokumentasjonen av balansepostene i de enkelte selskapene skal ikke dokumenteres på nytt, men særskilte poster som er en følge av konsolideringen, som eksempelvis merverdier i eiendeler og innarbeidelse av tilknyttede selskaper, må dokumenteres særskilt. Det samme gjelder eliminering av mellomværender med konsernselskaper.

Skattemessige verdier

Standarden presiserer at også skattemessige verdier skal dokumenteres. Dette gjelder poster der det er forskjeller mellom regnskapsmessige og skattemessige verdier som for varelager, kundefordringer, tilvirkningskontrakter og anleggsmidler.

Kontrollspor

Det må eksistere et identifiserbart kontrollspor mellom balansen og dokumentasjonen og motsatt (toveis kontrollspor). Det skal for en ekstern kontrollør være lett å finne frem i dokumentasjonen. Det vil også være behov for å vise kontospesifikasjoner av hver regnskapslinje i balansen og næringsoppgaven, for derfra å kunne gå tilbake til dokumentasjon, som ofte vil være på kontonivå.

Underliggende avstemminger vil også kunne ha behov for kontrollspor hvis det ikke er tatt kopi av bilag som dokumenterer for eksempel åpne poster i en bankavstemming.

Utvalgte balanseposter – hva er god dokumentasjon?

Formål

For alle balanseposter er formålet å dokumentere at de er fullstendige, nøyaktige, gyldige og riktig verdsatt. Vi skal nå for utvalgte balanseposter se på hvilken dokumentasjon som vil dekke disse målsettingene.

Bruk av avstemmingsskjema eller ikke

Det er fortsatt mange som velger skjema for å dokumentere. Det kan være hensiktsmessig for å sikre at dokumentasjonen blir god nok, men det må ikke bli slik at skjemaet fylles ut for skjemaets skyld. Det kan være mer effektivt å tenke alternativt og for eksempel bruke kontoutdrag, årsopp- gaver eller saldolister som vil gi samme innhold. Det aller viktigste er å være strukturert og tydelig i dokumentasjo- nen og lage et sammendrag eller en konklusjon på hva som er gjort. Lister kan brukes effektivt ved å notere underveis hvilken kontroll som er gjort av underlig- gende poster. Husk alltid at underliggende spesifika- sjoner må stemme med saldo på den kontoen som skal dokumenteres og avstemmes. Vær også nøye med å oppdatere dokumentasjonen av balanse slik at den til enhver tid stemmer med saldo på den aktuelle kontoen.

I ERP-systemene kan det være tekstbokser knyttet til hver konto der det kan være mulig å samle dokumentasjon og sine vurderinger. Det kan også være programverktøy som gjør utfyllingen enklere. Så sjekk ut hva som kan finnes i regnskaps- eller årsoppgjørsprogram. Påse at systemet ivaretar sporbarhet og oppbevaringskravet så det er lett å finne tilbake til i ettertid.

Her er det viktig at det er system som sikrer at dokumentasjonen oppbevares og kan spores til enhver tid. Den må knyttes opp mot en gitt dato for dokumentasjon av regnskapsposten og det må være en samlet dokumentasjon som man lett kan finne i ettertid.

Standarden presiserer at også skattemessige verdier skal dokumenteres. Dette gjelder poster der det er forskjeller mellom regnskapsmessige og skattemessige verdier som for varelager, kundefordringer, tilvirkningskontrakter og anleggsmidler.