Dokumentasjon av balansen

Digitalisering – hvilke konsekvenser har det?

Digitalisering er i tiden. Virksomhetene har integrerte løsninger hvor regnskapet er en del av det. Regnskapssystemet kan også ha en integrert årsavslutningsmodul. Digitaliseringen kan gi nye muligheter til å gi bedre grunnlag og effektivisere arbeidet med å dokumentere og avstemme balansen. Det anbefales å se på mulighetene, men ha alltid i minne at du fortsatt må ha samme formålet som tidligere. God kvalitet og lett å finne frem (sporbarhet) er stikkord du må ta med deg. Her er tips til noen vurderinger du kan gjøre:

  • Dokumentasjon av balanseposten finnes direkte på kontonivå. Det krever at saldo på avstemmingstidspunktet er låst eller dokumentert og sporbart i ettertid.

  • Link til underliggende dokumentasjon på kontonivå.

  • Opprettelse av filmapper med dokumentasjon sortert etter kontonummer og der det er sporbart fra kontonivå til regnskap og skattemelding.

  • Husk at du må ha en god dokumentasjon – vurder om det fortsatt er hensiktsmessig å ha skjema for dokumentasjon eller om det kan erstattes med rapporter fra systemet. Husk alltid å få med notater om hvilke kontroller og vurderinger som er gjort og skriv en kort konklusjon.

Regnskapsfører må fortsatt, for hver av sine kunder, dokumentere sine avstemminger gjennom året og ved årsavslutning. Bygger man på dokumentasjon som foreligger hos kunde, må man ha en oversikt over det. Dersom det oppbevares der, må man ha avtale som sikrer tilgang også etter at oppdraget eventuelt har opphørt. Det er ingen endring innenfor GRFS på dette området. Det er viktig å ta med seg i en mer digitalisert hverdag.