Dokumentasjon av balansen

Når skal det avstemmes?

Hvor ofte det gjøres, er opp til det enkelte selskapet å bestemme, men det anbefales å være mest mulig à jour med avstemminger gjennom året. I dagens ERP-systemer er det ønskelig å ha mest mulig oppdaterte regnskap til enhver tid. Vi snakker om sanntidsregnskap.

Alle må være klar over at kontroll med balansen er helt avgjørende for å kunne stole på tallene i regnskapet. Løpende avstemminger er derfor viktig. Daglig leder plikter etter aksjeloven å rapportere til styret minst hver fjerde måned og det kan være fornuftig å være à jour med alle avstemminger i den forbindelse. Bankkontoer bør avstemmes månedlig og det er krav om å dokumentere grunnlag for betaling av skattetrekk, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift pr. termin. Det vil i lengden være effektivt å avstemme gjennom året og det er ingen tvil om at det vil lette årsoppgjørsarbeidet.

Bokføringsloven krever at alle poster i balansen skal dokumenteres ved årsavslutning med mindre de er ubetydelige. Det vises her til nærmere omtale av bokføringslovens bestemmelser senere i artikkelen.

Standarden God regnskapsføringsskikk sier følgende om avstemminger: «Avstemminger skal sikre at bokførte saldoer er i samsvar med underliggende dokumentasjon, og underbygge at bokførte saldoer fremstår som rimelige og sannsynlige.» Videre er det i denne standarden satt følgende krav til regnskapsfører: «Alle balansekontoer skal avstemmes og dokumenteres i forbindelse med utarbeidelse av årsregnskap og/eller skatteskjemaer, med mindre de er ubetydelige. Resultatkontoer skal avstemmes dersom dette vurderes som vesentlig for å sikre et riktig regnskap.» Standarden gjelder enhver som er autorisert som regnskapsfører i henhold til regnskapsførerloven, men innholdet kan også være egnet som kvalitetsnorm hos virksomheter som utfører regnskapsføring internt.