Kvalitet og sporbarhet
Det er viktig at dokumentasjonen er av god kvalitet og den skal være lett å finne frem (sporbarhet). Her er tips til noen vurderinger du bør gjøre i denne sammenheng:
Dokumentasjon av balanseposten skal være sporbar direkte fra kontonivå. Kontoen er linken mellom årsregnskapet og næringsspesifikasjonen. Det skal være en dokumentasjon. Det er ikke nok med «ok» eller «tommel opp».
Opprette for eksempel filmapper med dokumentasjon sortert etter kontonummer. Det skal være lett å finne frem i hele oppbevaringsperioden. Husk at du må ha en god dokumentasjon – vurder om det fortsatt er hensiktsmessig å ha skjema for dokumen- tasjon eller om det kan erstattes med rapporter fra systemet. Husk alltid å få med notater om hvilke kontroller og vurderinger som er gjort og skriv en kort konklusjon. Det skal være lett for andre å forstå.
Du kan dokumentere med rapporter og kontroller som er gjort med programvare. For eksempel kan sikre avstemminger og analyser av kundereskontro, leverandørreskontro, mva-melding, bruttofortjenester osv. gjøres via programvare som lager rapporter for deg. Her må du også være sikker på at rapportenene er riktige og teste det med jevne mellomrom.
Regnskapsfører må fortsatt, for hver av sine kunder, dokumentere sine avstemminger gjennom året og ved årsav- slutning. Bygger man på dokumentasjon som foreligger hos kunde, må man ha en oversikt over det.