Eksempler på innhold i dokumentasjon for utvalgte regnskapsposter
Eksemplene er ikke uttømmende.
Kundefordringer
Målsettinger
Dokumentasjon
Fullstendighet
Nøyaktighet
Realitet
Saldoliste fra kundespesifikasjonen vil dokumentere hva posten består av.
Kreditsaldoer gjennomgås for å kontrollere om det er reell gjeld eller skyldes manglende inntektsføring. Det må vurderes om det bør gjøres en reklassifisering til gjeld hvis sum gjeld er av vesentlig betydning for regnskapet.
Det bør vurderes om det er behov for å sende ut saldoforespørsler for utvalgte kunder. Det bør gjøres hvis det er usikkerhet om mellomværende er riktig. Det er ikke et krav å sende ut saldoforespørsler og det er ikke oppbevaringspliktig materiale.
Verdsettelse
Aldersfordelt saldoliste vil kunne gi et godt utgangspunkt for å dokumentere og vurdere avsetning for tap på fordringer. Sum på saldolisten må stemme med saldo på kundefordringer for å vite at man gjør vurderingen på riktig grunnlag.
Er det usikkerhet om kunden er enig i mellomværende, bør det sendes saldoforespørsel.
Leverandørgjeld
Målsettinger
Dokumentasjon
Fullstendighet
Nøyaktighet
Realitet
Saldoliste fra leverandørspesifikasjonen dokumenterer hva posten består av.
Debetsaldoer gjennomgås for å kontrollere om disse er reelle fordringer eller om noe er på listen på grunn av manglende kostnadsføring. Det må vurderes om det bør gjøres en reklassifisering til andre fordringer hvis summen av debetsaldoer er av vesentlig betydning for regnskapet.
Det anbefales å innhente kontoutdrag fra de største leverandørene i tilfelle det er usikkerhet om mellomværende eller risiko for at inngående faktura ikke er bokført. Det er ikke et krav å innhente kontoutdrag og det er ikke-oppbevaringspliktig dokumentasjon.
For å dokumentere at gjelden er fullstendig bør det dokumenteres hvordan det er sikret at alt er med. Det kan vises til kontroll av elektronisk fakturaflyt, gjennomgang av «liste ikke-godkjente fakturaer» eller annen rutine som skal sikre at alt blir bokført til rett tid. Avstemming mot innhentede kontoutdrag vil også være en god kontroll i denne sammenhengen.
Verdsettelse
Gjeld i utenlandsk valuta må omregnes til balansedagens kurs. Det må dokumenteres hvilke kontoer dette gjelder sortert pr. valuta og hvilken kurs som er benyttet.
Varelager
Målsettinger
Dokumentasjon
Fullstendighet
Nøyaktighet
Realitet
Krav til dokumentasjon av varelager er regulert i bokføringsforskriften § 6-1.
Varelageret må telles ved regnskapsårets slutt. Det kan gjennomføres rullerende tellinger hvis man gjennom føring av betryggende lagerregnskap kan dokumentere all inngang og utgang av lageret gjennom året. Alle varer må telles minst én gang i løpet av året.
Varelagerlistene skal ha en oppstilling over varens art, kvantum, verdi pr. vare, sum pr. vare og sum for alle varer. Sum for alle varer skal da være lik totalen ifølge saldo på konto for varelager (minus eventuell avsetning for ukurans).
Tellelistene skal nummereres, dateres og det skal fremgå hvem som har telt.
Listene skal oppbevares i fem år.
I tillegg til lovbestemmelsene, vil også gode varetellingsinstrukser være dokumentasjon som er med på å underbygge at posten er riktig. Varetellingsinstruksen må inneholde klare retningslinjer for hvordan man påser at det blir riktig periodisering av inngående og utgående faktura i sammenheng med varetellingen. Når vareregisteret er oppdatert etter telling, kan det også være hensiktsmessig å gjøre en analyse av mengde og pris. Det er en effektiv måte å finne helt klare feil på.
Verdsettelse
Det skal dokumenteres hvordan varene er priset. Det kan gjøres ved å lage et notat som vedlegges dokumentasjonen. Varene skal i utgangspunktet verdsettes til anskaffelseskost. Hvis utsalgspris er utgangspunktet ved telling, må kalkyler/bruttofortjeneste pr. vare kunne dokumenteres, da disse skal benyttes for å kunne beregne tilbake til anskaffelseskost.
Prisjusteringer i prisregisteret gjennom året kan resultere i at varene ikke blir verdsatt til anskaffelseskost. En bør da ha en vurdering/beregning av om dette påvirker verdien av varelageret med vesentlig beløp.
Eventuelle bonuser fra leverandør vil påvirke anskaffelseskost og skal tas hensyn til.
Ukurante varer skal telles og fremgå særskilt av varelagerlisten. Også her må det fremgå hvordan varene er priset. Det må foretas nedskrivning av varene hvis de må selges under anskaffelseskost.
Anlegg under utførelse – prosjekter
I forbindelse med dokumentasjon av denne posten er det viktig å huske på følgende punkter og dokumentere det på en god måte.
Målsettinger
Dokumentasjon
Fullstendighet
Nøyaktighet
Gyldighet
Prosjektregnskap avstemmes mot kontospesifikasjonen for å være sikker på at alt er riktig bokført og at man har riktig utgangspunkt for verdsettelse av prosjektene.
Det må gjennomføres en etterkalkulering av prosjekt for å se om det er store avvik fra forkalkyle og eventuelt hvorfor. Det er også av stor betydning for å kunne verdsette prosjekt i arbeid så nøyaktig som mulig.
Verdsettelse
Analyse av etterkalkyle mot forkalkyle vil være en kvalitetssikring av verdsettelsen av prosjekt i arbeid. Forklaring til avvik må dokumenteres.
Eventuell risiko for tap/redusert fortjeneste skal tas hensyn til i verdsettelsen. Det må dokumenteres hvordan det er beregnet.
Periodiseringer
Målsettinger
Dokumentasjon
Fullstendighet
Nøyaktighet
Realitet
Det bør dokumenteres hvordan man kvalitetssikrer at alle periodiseringer av vesentlig betydning er bokført. Det kan for eksempel gjøres mot analyse av faste kostnader som husleie, strøm, avgifter, etc. Kontroll mot fjorårets periodiseringer er også en grei kontroll å gjøre.
Det bør dokumenteres hvordan man sikrer at alle inngående fakturaer kommer til bokføring til riktig tidspunkt. Elektronisk kontroll med fakturaflyten og en dokumentert gjennomgang av liste over ikke-godkjente fakturaer vil være god dokumentasjon. I tillegg må det være kontroller i forbindelse med varetellingen.
Det bør være en dokumentert gjennomgang av kreditnota på nyåret for å se om noen skal periodiseres.
Det må være en dokumentasjon på hvordan man er kommet frem til beløpene, enten ved å vise til bilag (ta gjerne kopi som legges ved dokumentasjonen) eller ved beregning/analyser.
Pensjonsforpliktelser
I forbindelse med ytelsesbaserte ordninger må det beregnes en pensjonsforpliktelse (unntak for små foretak). Aktuarberegning innhentes og denne ligger til grunn for bokføringen. Det bør i tilknytning til denne lages en dokumentasjon som viser hvilke forutsetninger som er lagt til grunn for beregningen, hvordan grunnlaget er kvalitetssikret og andre kontroller som er gjort av beregningen. Aktuar er helt avhengig av at datagrunnlagene er riktige.
Målsettinger
Dokumentasjon
Fullstendighet
Nøyaktighet
Realitet
Avstem saldo på konto pensjonsforpliktelse, premiefond og pensjonskostnad for å påse at disse er i samsvar med aktuarberegningene.
Hvilke forutsetninger som ligger til grunn for beregningen som diskonteringsrente, avkastning, gjennomsnittlig lønnsvekst etc.
Det bør dokumenteres når det sist er gjort en kontroll av innhold i forsikringsselskapets registre (ansattes data i registeret, oppdatert med nyansatte og de som har sluttet, at det er tatt riktig hensyn til fripoliser etc.).
Kontroll av innbetalinger av premie og til premiefond ifølge beregningen og at det stemmer med eget regnskap.
Analyse av estimatavvik for å ha forståelse av hvorfor de har oppstått.
I forbindelse med ytelsesbaserte ordninger må det beregnes en pensjonsforpliktelse.
Anleggsmidler
Målsettinger
Dokumentasjon
Fullstendighet
Nøyaktighet
Realitet
Verdsettelse
Avstem saldo på konto(-ene) mot anleggskartotek eller annen spesifikasjon over anleggsmidlene. Noen velger å ha kopi av fakturaer som viser all tilgang eller avgang gjennom året, men det er ikke noe krav. Det er nok at det er arkivert som bilag.
Estimering av økonomisk levetid og valg av avskrivningsplan må dokumenteres.
Vurdering av nedskrivningsbehov dokumenteres og vurdering av virkelig verdi må fremgå ved eventuell nedskrivning.
Forskjell mellom regnskapsmessige og skattemessige verdier avstemmes.
Det bør være en dokumentasjon som viser vurderingen som er gjort i tilknytning til større vedlikeholdskostnader.
Mellomværende med aksjonær, datterselskaper eller andre
Målsettinger
Dokumentasjon
Fullstendighet
Nøyaktighet
Gyldighet
Lån dokumenteres mot signerte avtaler
Mellomværende mellom konsernselskaper bør avstemmes løpende gjennom året. Her kan det være morselskapet som lager sammendrag over at alle mellomværender mellom selskapene stemmer og forklarer avvik som det ikke er tatt hensyn til og hvorfor.
Det må gjøres en vurdering om det kan være risiko for tap på lån til aksjonær eller konsernselskap og konkluderes på det.
Utsatt skattefordel/utsatt skatt
Dette er en betydelig post i regnskapet, men som mange glemmer å dokumentere. Det er viktig at det er en doku- mentasjon av denne posten også. Små foretak som velger å ikke bokføre utsatt skattefordel, bør også dokumentere beløpet og informere om valg av prinsipp. Det er kjempeviktig å kvalitetssikre skatteberegningen og ikke bare stole på årsoppgjørssystemet.
Målsettinger
Dokumentasjon
Fullstendighet
Nøyaktighet
Gyldighet
Beregningen dokumenteres mot skatteskjemaer. Skjema for midlertidige forskjeller må kontrolleres og avstemmes. Sum forskjeller er grunnlaget for utsatt skatt/utsatt skattefordel.
Skattekostnaden avstemmes mot resultat. Avvik fra 22 % bør forklares. Det skal fremgå av note, så det kan være nok å vise til den. Avvik i denne avstemmingen kan være en indikasjon på at beregnet utsatt skatt/utsatt skattefordel eller betalbar skatt er feil.
Grunnlag for balanseføring av utsatt skattefordel skal dokumenteres.
Hvordan sette dokumentasjon av balansen i system?
Krav til dokumentasjon og tidsfrister
Bokføringsbestemmelsene setter krav til dokumentasjon for årsavslutningen. Det blir derfor opp til hvert enkelt selskap selv å vurdere behovet for når balansen skal dokumenteres ellers i året.
Det anbefales å være tydelig på tidsfrister og ha en instruks som viser hva, hvordan, hvem og når det skal avstemmes. Instruksen bør sorteres pr. kontonummer eller kontogruppe. Jo mer à jour avstemmingene er gjennom året, jo lettere vil jobben være ved årsavslutning.
Det må som nevnt være et kontrollspor fra post i regnskapet og næringsoppgave til dokumentasjon og motsatt. Liste som viser hvilke kontoer som går inn under hver post, vil være nyttig dokumentasjon i denne sammenhengen. Herfra må det da være referanse til dokumentasjonen.
Oppbevaringspliktig, papir eller elektronisk lagring
Dokumentasjonen av balansen skal oppbevares i fem år. Det er unntak for prosjektregnskap og avstemminger/dokumentasjon i tilknytning til det. Det må fortsatt oppbevares i ti år. Den kan oppbevares på papir eller lagres elektronisk. En må uansett lagringsmetode sikre regnskapsmaterialet slik at det ikke blir ødelagt, går tapt, slettes eller endres. Det vises til NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale.
Digitalisering – hvilke konsekvenser har det?
Digitalisering er i tiden. Virksomhetene har integrerte løsninger hvor regnskapet er en del av det. Regnskapssystemet kan også ha en integrert årsavslutningsmodul. Digitaliseringen kan gi nye muligheter til å gi bedre grunnlag og effektivisere arbeidet med å dokumentere og avstemme balansen. Det anbefales å se på mulighetene, men ha alltid i minne at du fortsatt må ha samme formålet som tidligere. God kvalitet og lett å finne frem (sporbarhet) er stikkord du må ta med deg. Her er tips til noen vurderinger du kan gjøre:
Dokumentasjon av balanseposten finnes direkte på kontonivå. Det krever at saldo på avstemmingstidspunktet er låst eller dokumentert og sporbart i ettertid.
Link til underliggende dokumentasjon på kontonivå.
Opprettelse av filmapper med dokumentasjon sortert etter kontonummer og der det er sporbart fra kontonivå til regnskap og skattemelding.
Husk at du må ha en god dokumentasjon – vurder om det fortsatt er hensiktsmessig å ha skjema for dokumentasjon eller om det kan erstattes med rapporter fra systemet. Husk alltid å få med notater om hvilke kontroller og vurderinger som er gjort og skriv en kort konklusjon.
Regnskapsfører må fortsatt, for hver av sine kunder, dokumentere sine avstemminger gjennom året og ved årsavslutning. Bygger man på dokumentasjon som foreligger hos kunde, må man ha en oversikt over det. Dersom det oppbevares der, må man ha avtale som sikrer tilgang også etter at oppdraget eventuelt har opphørt. Det er ingen endring innenfor GRFS på dette området. Det er viktig å ta med seg i en mer digitalisert hverdag.
Oppsummering
Vi har for utvalgte poster i balansen gitt en anbefaling på hva som er god dokumentasjon. Det som er viktig å tenke over, er om en avstemming vil gi en god nok dokumentasjon for en som skal kvalitetssikre eller kontrollere regnskapet. Avstemminger vil ofte være underliggende dokumentasjon. Formålet er at dokumentasjonen skal vise at posten er fullstendig, nøyaktig og reell. Derfor må som oftest avstemminger inneholde ytterligere opplysninger om hvilke vurderinger og kontroller som er gjort for å sikre at disse målsettingene er ivaretatt. Ved dokumentasjon av avsetninger og nedskrivninger skal beregningsmetode og forutsetninger for beregningene klart gå frem av dokumentasjonen.
