Teknisk avstemming eller noe mer

Bokføringsregelverket krever dokumentasjon av balansen. Det er ikke nødvendig å dokumentere med en avstemming hvis saldo for eksempel stemmer med mva melding, skattemelding eller bankens saldo. Når det ikke stemmer må det være en avstemming i tillegg. Er det poster som krever en verdsettelse, må dokumentasjonen inneholde en beskrivelse av forutsetningene for beregninger og estimat. Dokumentasjon vil derfor være noe mer enn en avstemming.

Formålet med en avstemming vil være:

1. Dokumentere avstemmingsposter hvis regnskapets saldo ikke er i samsvar med dokumentasjonen (bokføringslovens krav).

2. En kontroll av grunnlaget for dokumentasjonen og rapporteringen, for eksempel kontroll av at mvameldingen er riktig (intern kontroll og god regnskapsskikk).

Dokumentasjonen må derfor ikke bare være avstemming med «kryssing» av tall hvor en er fornøyd når avstemmingen «går opp». Et enkelt eksempel på det vil være en bankavstemming som har mange åpne poster under spesifikasjonen «bokført av bank, ikke i regnskapet». Hvis det ikke er noen kommentarer til de største postene under denne spesifikasjonen, har av stemmingen liten verdi og det vil ikke være en god nok dokumentasjon av balanseposten. Det må derfor knyttes kommentarer i avstemmingsskjemaet/dokumentasjonen til denne type poster. I tillegg bør dokumentasjonen inneholde en konklusjon om at regnskapsposten ikke inneholder vesentlige feil. Det bør ikke være nødvendig å gå inn i bilag og regnskap for å forstå dokumentasjonen. Det skal være lett for andre å kunne forstå dokumentasjonen ved intern eller ekstern kontroll.

I tråd med bokføringsloven og NBS 5 velger jeg videre å benytte dokumentasjon som samlebegrep for avstemming/dokumentasjon.

Verdivurdering

For noen balansekontoer vil dokumentasjonen også bestå av en verdivurdering. Eksempel på det kan være avsetning for ukurans i varelager, avsetning for tap på fordringer eller nedskrivningsbehov for anleggsmidler. Verdivurderingen skal alltid være en del av dokumentasjonen uavhengig av det resulterer i en endring i bokført verdi eller ikke.

Ubetydelige poster

Bokføringsloven krever at alle balanseposter skal dokumenteres med mindre de er ubetydelige. I oppdatert standard er det en tydelig anbefaling på at alle poster skal dokumenteres. Selv om en balansepost i utgangspunktet har en lav verdi, kan det være feil og det kan resultere i vesentlig feil i regnskapet.

Eksempler på god dokumentasjon

Standarden presiserer at dokumentasjonen skal utarbeides med «henblikk på ekstern kontroll» og den gjentar at dokumentasjonen skal vise at posten er fullstendig, nøyaktig og reell.

Standarden gir eksempler på hva som er god dokumentasjon. Kan det innhentes ekstern dokumentasjon, er det den beste dokumentasjon. Eksempel på det er årsoppgaver eller kontoutdrag fra finansinstitusjoner eller verdipapiregister. Andre eksempler på dokumentasjon er fysiske tellinger av beholdninger, anleggskartotek, saldolister over kunder og leverandører, saldobekreftelser fra utvalgte kunder og leverandører der det er usikkerhet om mellomværende.

Poster verdsatt etter vurdering

Dette gjelder verdsettelse av balanseposter der det må gjøres en vurdering. Eksempel på det er varelager, anleggskontrakter, fordringer, driftsmidler, immaterielle eiendeler, aksjer, garantiforpliktelser og andre forpliktelser. For anleggsmidler må vurdering av nedskrivningsbehov dokumenteres.

I oppdatert standard er det presisert at det skal dokumenteres en vurdering uavhengig av om det medfører en endring i balanseført verdi. Det for å underbygge at balanseført verdi er riktig. Det må altså alltid tas stilling til risiko for verdifall av anleggsmidler.

Hvis verdsettelsen bygger på beregninger, må dokumentasjonen inneholde opplysninger om beregningsmetoder og forutsetninger som ligger til grunn for beregningen.

Konsernregnskap

Balansepostene i et konsernregnskap må også dokumenteres. Dokumentasjonen av balansepostene i de enkelte selskapene skal ikke dokumenteres på nytt, men særskilte poster som er en følge av konsolideringen, som eksempelvis merverdier i eiendeler og innarbeidelse av tilknyttede selskaper, må dokumenteres særskilt. Det samme gjelder eliminering av mellomværender med konsernselskaper.

Skattemessige verdier

Standarden presiserer at også skattemessige verdier skal dokumenteres når de ikke er dokumentert i skattemeldingen Dette gjelder poster der det er forskjeller mellom regnskapsmessige og skattemessige verdier som for eksempel varelager, kundefordringer, tilvirkningskontrakter og anleggsmidler.

Kontrollspor

Det må eksistere et identifiserbart kontrollspor mellom balansen og dokumentasjonen og motsatt (toveis kontrollspor). Det skal for en ekstern kontrollør være lett å finne frem. Eksempel på løsninger kan være

Integrert programvare med regnskaps- eller årsoppgjørssystem. Det må være en link mellom kontonivå og dokumentasjonen.

Elektroniske filer som klart angir konto og årstall med referanse mot kontospesifisert regnskap og næringsspesifikasjon.

Underliggende avstemminger vil også kunne ha behov for kontrollspor hvis det ikke er tatt kopi av bilag som dokumenterer for eksempel åpne poster i en bankavstemming.

Formål

For alle balanseposter er formålet å dokumentere at de er fullstendige, nøyaktige, gyldige og riktig verdsatt.

Vi skal nå for utvalgte balanseposter se på hvilken dokumentasjon som vil dekke disse målsettingene. Husk at dokumentasjonen skal være så god at alle forstår den uten å måtte spørre den som har gjort jobben.

Bruk av avstemmingsskjema eller ikke

Det er fortsatt mange som velger skjema for å dokumentere. Det kan være hensiktsmessig for å sikre at dokumentasjonen blir god nok, men det må ikke bli slik at skjemaet fylles ut for skjemaets skyld. Det kan være mer effektivt å tenke alternativt og for eksempel bruke kontoutdrag, årsoppgaver eller saldolister som vil gi samme innhold. Det aller viktigste er å være strukturert og tydelig i dokumentasjonen og lage et sammendrag eller en konklusjon på hva som er gjort. Rapporter kan brukes effektivt ved å notere underveis hvilken kontroll som er gjort av underliggende poster. Husk alltid at underliggende spesifikasjoner må stemme med saldo på den kontoen som skal dokumenteres og avstemmes.

Vær også nøye med å oppdatere dokumentasjonen av balansen ved endringer i saldo, slik at den til enhver tid stemmer med saldo på den aktuelle kontoen.

I ERP-systemene kan det være tekstbokser knyttet til hver konto der det kan være mulig å samle dokumentasjon og sine vurderinger. Det kan også være program verktøy som gjør utfyllingen enklere. Så sjekk ut hva som kan finnes i regnskaps eller årsoppgjørsprogram. Påse at systemet ivaretar sporbarhet og oppbevaringskravet så det er lett å finne tilbake til i ettertid.

Husk at det må være en dokumentasjon der eller referanse til hvor du finner dokumentasjonen.. Det er ikke nok å skrive «ok» eller markere «tommel opp».

All dokumentasjon kan være elektronisk.

Eksempler

Vi skal nå se på eksempler på hva dokumentasjonen kan inneholde for utvalgte regnskapsposter. Eksemplene er ikke uttømmende.

Det er viktig å benytte seg av de mulighetene systemet ditt gir til å gjøre jobben så effektivt som mulig, for eksempel ved å benytte automatiske rapporter og avstemminger som systemet generer. Husk at du må kvalitetssikre grunnlaget, så du er sikker på at du sitter med riktig grunnlag for avstemming. Alt kan dokumenteres elektronisk i rapporter eller for eksempel i oversikter/sammendrag i Excel-format. Husk alltid å dokumentere de kontrollene og vurderingene du gjør, og få alltid frem en kort og tydelig konklusjon.

Kundefordringer

Leverandørgjeld

Varelager

Anlegg under utførelse – prosjekter

I forbindelse med dokumentasjon av denne posten er det viktig å huske på følgende punkter og dokumentere det på en god måte.

Periodiseringer

Usikre forpliktelser

Pensjonsforpliktelse

I forbindelse med ytelsesbaserte ordninger må det beregnes en pensjonsforpliktelse (unntak for små foretak). Aktuarberegning innhentes og denne ligger til grunn for bokføringen. Det bør i tilknytning til denne lages en dokumentasjon som viser hvilke forutsetninger som er lagt til grunn for beregningen, hvordan grunnlaget er kvalitetssikret og andre kontroller som er gjort av beregningen. Aktuar er helt avhengig av at datagrunnlagene er riktige.

Driftsmidler

Mellomværende med aksjonær, datterselskaper eller andre

Utsatt skattefordel/utsatt skatt

Dette er en betydelig post i regnskapet, men som mange glemmer å dokumentere. Det er viktig at det er en dokumentasjon av denne posten også. Små foretak som velger å ikke bokføre utsatt skattefordel, bør også dokumentere beløpet og informere om valg av prinsipp. Det er kjempeviktig å kvalitetssikre skatteberegningen og ikke bare stole på årsoppgjørssystemet.

Krav til dokumentasjon og tidsfrister

Bokføringsbestemmelsene setter krav til dokumentasjon for årsavslutningen. I oppdatert standard presiseres det at balansen skal være dokumentert før styret behandler årsregnskapet og skattemeldingen leveres. Har selskapet revisor skal det være ferdigstilt før avtalt tidspunkt for årsoppgjørsrevisjonen.

Det anbefales å være tydelig på tidsfrister og ha en instruks som viser hva, hvordan, hvem og når det skal dokumenteres. Instruksen bør sorteres pr. kontonummer eller kontogruppe. Jo mer à jour avstemmingene er gjennom året, jo lettere vil jobben være ved årsavslutning.

Det må som nevnt være et kontrollspor fra post i regnskapet og næringsspesifikasjon til dokumentasjon og motsatt. Liste som viser hvilke kontoer som går inn under hver post, vil være nyttig dokumentasjon i denne sammenhengen. Herfra må det da være referanse til dokumentasjonen.

Oppbevaringspliktig, papir eller elektronisk lagring

Dokumentasjonen av balansen skal oppbevares i fem år. Det er unntak for prosjektregnskap og avstemminger/ dokumentasjon i tilknytning til det. Det må fortsatt oppbevares i ti år. Den kan oppbevares på papir eller lagres elektronisk. En må uansett lagringsmetode sikre regnskapsmaterialet slik at det ikke blir ødelagt, går tapt, slettes eller endres. Det vises til NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale.